Mi experiencia de limpieza del correo electrónico

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Hace unos días, mientras escribía un artículo sobre la infoxicación, hice un repaso sobre los mensajes de correo electrónico que recibí esa semana con la intención de reforzar el concepto de exceso de información. Así es, ya sentía el peso de la cantidad de mensajes que recibía y que eliminaba muchas veces sin leerlos. Quiero contarles entonces como fue este análisis y mi experiencia de limpieza del correo electrónico.

Mi experiencia de limpieza del correo electrónico

El resultado me pareció sorprendente. Recibí más de 200 mensajes en mi buzón personal en una semana. Abrumador ¿verdad?. Lo sorprendente es que la mayoría de esos mensajes, siendo legítimos, fueron a parar a la papelera sin abrirlos.

Sabiendo que con buenos datos se pueden tomar buenas desiciones, decidí realizar un análisis más detallado para entender cómo terminé recibiendo tal cantidad de mensajes y saber también cómo realizar una buena limpieza del correo electrónico.

A continuación quiero presentarles los datos más representativos de este análisis y por supuesto algunas técnicas saludables para limpiar el correo electrónico que no solo beneficia mi buzón personal, sino también a aquellas empresas/personas que de forma amable me envían sus mensajes a diario.

Si lo desean, pueden saltar de inmediato a las técnicas de limpieza para tomar nota de las aprendidas de este proceso, aunque recomiendo darle una oportunidad al presente análisis.

El análisis

Solo he tenido en cuenta los mensajes recibidos en mi buzón personal. Estos mensajes están clasificados de acuerdo con la apertura, el tipo de mensaje y la acción realizada sobre ellos.

Como les contaba al comienzo de este artículo, recibí más de 200 mensajes de correo electrónico en una semana (248 para ser exactos). Para un buzón personal, me parece demasiado. Imaginen la cantidad de mensajes que recibiría en un año o más.

Mensajes abiertos vs. mensajes sin abrir

Limpieza del correo electrónico. Mensajes abiertos vs. mensajes sin abrir.

La mayoría de los mensajes no fueron abiertos. Esto se debe a que esos mensajes no eran de mi interés, no despertaban mi atención o correspondían a notificaciones y confirmaciones sobre acciones que ya conocía. Un ejemplo es la confirmación de cambio de contraseña recién realizado. Sí, la hice, no necesito abrir ese mensaje para confirmarlo.

Mensajes eliminados vs. mensajes conservados en la bandeja de entrada

Limpieza del correo electrónico. Mensajes eliminados vs. mensajes conservados en inbox.

La realidad es que casi todos mensajes los enviados a la papelera no tuvieron siquiera la oportunidad de mostrar su contenido. El asunto del mensaje no fue suficiente para despertar mi interés. O bueno, en algunos casos, el asunto era todo lo que necesitaba saber.

Clasificación del tipo de mensaje

Limpieza del correo electrónico. Tipos de mensaje de correo electrónico

Aquí es donde se empieza a entender el porqué muchos mensajes se eliminaron sin abrirlos primero. Quiero detenerme un momento para intentar explicar cómo clasifiqué esos tipos de mensajes y porqué las acciones tomadas en cada caso.

  • Notificaciones: Mensajes que me avisan sobre tareas pendientes, cumpleaños de los contactos o asignaciones de tareas en un tablero de Asana. En muchos casos, solo el asunto del correo es suficiente y no necesito abrir el mensaje.
  • Boletín: A través del tiempo me he suscrito a diferentes blogs que envían información interesante. Siempre trato de leer los mensajes recibidos, porque son temas de mi interés y entiendo el esfuerzo necesario en la preparación de los boletines. El hecho que muchos se hayan eliminado tiene que ver con un comportamiento que hay que evitar al elaborar un boletín de correo electrónico: no segmentar.
  • Ofertas: Lo siento, ninguna de las ofertas era de mi interés: televisores, regalos para el día de la madre, ni descuentos en productos que no necesito.
  • Confirmación: Mensajes que me confirman de alguna acción que se ha realizado en alguna plataforma externa. Por lo general, cambios de contraseña o notificaciones sobre pagos realizados por medios electrónicos. Al estar seguro que he sido yo quien realizó esas acciones, no necesito revisar muchos de esos mensajes.
  • Conversación: Mensajes de personas que conozco que me enviaron un mensaje de forma directa. Todos los he leido y respondido.
  • SPAM: Aún hay mensajes que logran esquivar los filtros de SPAM y llegan a la bandeja de entrada. No pienso abrirlos.

El remitente clave

Recibí mensajes de 33 remitentes diferentes, algunos son de personas que conozco. Sin embargo, la inmensa mayoría de mensajes son enviados a nombre de aplicaciones Web y empresas a través de notificaciones, ofertas y boletines de correo. Más de la mitad de los mensajes fueron enviados solo por cinco (5) remitentes.

Un remitente en particular se encargó de enviarme 48 mensajes en una semana. Sólo abrí 2 de esos mensajes. Esa es una de las razones por las que recibí tantos mensajes. Se trata de una empresa dedicada a la formación académica virtual. Ofrecen conferencias, cursos, diplomados, seminarios Web (webinars) entre otros. Durante la crisis que vivimos por la enfermedad de COVID 19, crearon gran cantidad de contenidos en la plataforma y se dedicaron a enviar correos de invitación para ingresar a las sesiones que se realizan todos los días. Alcancé a recibir hasta 4 mensajes como invitación a la misma sesión en vivo que se realizaría el domingo: un correo al inicio de la semana, uno el sábado en la noche, otro el domingo en la mañana y otro antes de iniciar la sesión. Este remitente es el principal candidato para empezar la limpieza del correo electrónico.

No está mal que hayan organizado una campaña de emailing para tener a sus usuarios informados sobre los contenidos disponibles. Lo que pasó es que ninguno de los temas fue de mi interés. Y si los hubo, se perdieron entre la cantidad de mensajes que borré ya de forma sistemática.

Si esta empresa hubiera tenido una segmentación del público objetivo basado en los intereses de los usuarios, habrían tenido más éxito en su estrategia de emailing. Yo habría recibido menos mensajes, pero con mayor afinidad. Habría participado en algunas de sus conferencias.

Enviar mensajes de forma masiva no garantiza obtener una respuesta masiva.

Victor Zapata

La limpieza del correo electrónico

Conociendo mejor el panorama de mi buzón y las causas de tanto mensaje eliminado sin abrir, es claro que hay que evitar que esos mensajes lleguen al buzón.

Soy consciente que todo el correo recibido es legítimo, así que no hay necesidad de marcarlo como SPAM para que dejen de aparecer en la bandeja de entrada. Hay mejores mecanismos que nos dejarán tranquilos a nosotros y ayudará a los remitentes a mejorar sus estrategias de emailing al mismo tiempo.

Algunas técnicas aplicadas

  • Si el remitente lo permite, actualiza tus intereses para indicar que sólo deseas recibir correos sobre aquellos temas que son de tu interés y no sobre todo el contenido que se genera.
  • También puedes cancelar tu suscripción. Es triste, pero si el contenido no es de tu interés, es lo mejor que puedes hacer. Por lo general los mensajes de correo tienen un enlace en letra pequeña al final del contenido para cancelar la suscripción. Si te pide algún motivo, sé honesto e indica las razones que te llevaron a dejar de recibir los mensajes de correo.
  • Si quieres seguir recibiendo algunos mensajes como las notificaciones o confirmaciones, pero no quieres que queden en tu bandeja de entrada, puedes crear reglas o filtros para que se organicen de forma automática en carpetas (o etiquetas).
  • Dedica un tiempo específico cada día para revisar tu buzón, atender los mensajes importantes y eliminar o clasificar los que ya no necesitas en el inbox.

Aplicar algunas ténicas de limpieza en su buzón de correo electrónico les brindará tranquilidad, no tendrán que estar eliminando mensajes y de paso ayudarán a los escritores indicándoles que si su contenido es interesante o no.

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